Business as (un)usual!
Seit nunmehr drei Wochen sind unsere Büros an Elbe und Spree leer, alle civitianer im Homeoffice und sämtliche Dienstreisen bis Ende April storniert. Was für ein Einschnitt! Doch selbst auf über 40 Homeoffices verteilt arbeiten wir weiter engagiert (fast) wie gewohnt für unsere Kunden.
- „Guten Morgen, können Sie mich verstehen?“
- „Guten Morgen. Ja, ich höre Sie gut.“
- „Wir warten noch auf die anderen Teilnehmer, aber ich teile schonmal meinen Bildschirm.“
- „Sehr gut, danke. Ich schalte mich solange auf stumm.“
So oder so ähnlich beginnen aktuell viele unserer Termine. Die derzeitigen Ausgangsbeschränkungen haben in kürzester Zeit das geschafft, was viele schon nicht mehr für möglich gehalten hatten: einen echten Sprung in Sachen digitaler Zusammenarbeit in Deutschland. Nun finden nicht mehr nur kurze Abstimmungstermine per Telefon- oder Videokonferenz statt, sondern auch ganztägige Workshops – und selbst komplexe Arbeitskreise mit mehr als einem Dutzend Teilnehmern diskutieren virtuell fast genauso wie sonst am Konferenztisch.
Auch wir waren zuerst skeptisch, ob die Umstellung in derart kurzer Zeit gelingen kann, auch wenn wir mit vielen unserer Kunden de facto bisher schon regelmäßig Abstimmungen per Telefon- und Videokonferenzen durchgeführt haben. Die Erfahrung der letzten Wochen zeigt uns aber, dass ein solcher Wechsel von persönlichen zu digitalen Meetings tatsächlich gelingen kann, solange man gewisse Voraussetzungen schafft.
Auf der einen Seite stehen die internen Anpassungen. Jede/r Mitarbeiter/in hat sich das Homeoffice eingerichtet, die WLAN- und VPN-Verbindungen wurden überprüft und notwendige zusätzliche Konten bei Telefon- und Videokonferenzanbietern erworben.
Auch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden hat sich verändert. So werden sechsstündige Termine in mehrere 90-Minuten-Pakete umstrukturiert und anstelle von Flipchart und Filzstift nutzen wir nun Software zur Erstellung von Mind-Maps und Themenspeichern. Gleichzeitig entsteht eine Art Telefon-Netiquette, ein gemeinsames Regelwerk zum Verhalten in Telefon- und Videokonferenzen.
Videokonferenzen mit vielen Teilnehmern erfordern allerdings noch klarere Regeln und Absprachen als persönliche Gespräche und sind komplexer in der Moderation. Daher sollte man für die gleichen Themen tendenziell etwas mehr Zeit einplanen. Auch ist es nicht immer leicht, ein Videokonferenzsystem zu finden, dass von allen Akteuren aufgrund der jeweiligen IT-Sicherheitspolitiken auch genutzt werden kann.
Insgesamt ist es uns mit den genannten Maßnahmen gelungen, die Projektarbeit mit unseren Kunden ebenso wie unsere internen Abstimmungen effizient und mit vollem Einsatz fortzusetzen.
Bei allem digitalen Fortschritt freuen wir uns aber natürlich schon darauf, Sie nach dem Ende der aktuellen Corona-Beschränkungen auch wieder im persönlichen Gespräch zu beraten und zu begleiten.